Vorschlagswesen; Einreichung von Vorschlägen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Weiterentwicklung der Bayerischen Staatsverwaltung

Ein moderner, innovativer öffentlicher Dienst lebt von frischen Ideen und neuen Impulsen. Wer sich nicht weiterentwickelt, stagniert. Deshalb gibt es seit mehr als 50 Jahren das Vorschlagswesen in der Bayerischen Staatsverwaltung – ein echtes Erfolgsmodell! Tausende Verbesserungsvorschläge wurden seither eingereicht – zahlreiche dieser Ideen wurden aufgegriffen, umgesetzt und mit Prämien von bis zu 10.000 Euro ausgezeichnet.

Staat und Gesellschaft stehen ständig vor neuen, großen Herausforderungen. Insbesondere vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung und der voranschreitenden Digitalisierung sind Innovationen notwendig, um sich dem ständigen Erneuerungs- und Veränderungsprozess anzupassen. Zum Erhalt der hohen Effizienz und Leistungsfähigkeit der bayerischen Staatsverwaltung ist es von zentraler Bedeutung, das enorme Potenzial an Erfahrungen und Ideen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstärkt zu nutzen und in die Verwaltung einzubringen.

Deswegen wurde vor knapp 50 Jahren das Staatliche Vorschlagswesen ins Leben gerufen. Dabei handelt es sich um ein Forum für die Verbesserungsvorschläge der Beschäftigten des Freistaats, um die bayerische Staatsverwaltung mit ihren Verwaltungsabläufen zu vereinfachen, zu beschleunigen, wirtschaftlicher gestalten oder sonst zu verbessern.

Um die Bewertung der Vorschläge kümmern sich dabei folgende Gremien:

• Beim Bayerischen Staatsministerium der Finanzen und für Heimat wurde die sog. Innovationszentrale Moderne Verwaltung eingerichtet, die ressortübergreifende und herausragende Vorschläge zu bewerten hat.
• Bei den Staatsministerien wurden Innovationszirkel installiert, die zuständig sind für übergreifende Vorschläge innerhalb ihres Geschäftsbereichs und für die übrigen Vorschläge sind die Innovationszirkel der Behörden selbst zuständig.

Ferner ist bei der Innovationszentrale Moderne Verwaltung eine Datenbank eingerichtet, in der alle Verbesserungsvorschläge gespeichert werden. Mit Ausnahme der Einsenderdaten steht diese Datenbank über das Bayerische Behördennetz allen Interessierten zur Verfügung (siehe „Weiterführende Links“). 

Wie soll ein Vorschlag aussehen?

Unter einem Vorschlag stellen wir uns eine neuartige, konkrete und im Detail ausgearbeitete Idee vor, die spürbar etwas verbessert und damit zur Effizienz und Effektivität der Verwaltung beiträgt. Nicht neuartig sind z.B. Ideen oder Lösungsansätze, die in der Verwaltung, auf politischer Ebene oder in den Medien bereits diskutiert wurden oder werden. 

Verbesserungsvorschläge sollen beispielsweise

• Abläufe und Organisation, Vorgaben und Verwaltungsverfahren erleichtern, straffen und vereinfachen.
• Arbeitszeit, Kosten oder Material einsparen.
• die Verwaltung bürger- und servicefreundlicher machen.
• Unfallgefahr vermindern und Ihre Arbeitsbedingungen erleichtern.

Folgende Fragen sollten Sie sich bei der Einreichung eines Vorschlages stellen:

• Was wird getan?
• Warum wird diese Arbeit so erledigt?
• Wo treten die Probleme auf?
• Wie kann es besser gemacht werden?
• Welche Änderungen sind konkret erforderlich?

Bitte fassen Sie Ihren Vorschlag möglichst kurz und klar. Erläutern Sie ihn ggf. durch Skizzen oder Berechnungen. Nach Möglichkeit sollten der zu erwartende Erfolg sowie der für die Umsetzung voraussichtlich notwendige Aufwand berechnet und dargelegt werden.

Lohnt es sich, einen Vorschlag einzureichen?

Natürlich, weil jeder von Optimierungen in der Verwaltung profitiert!

Unser gemeinsames Ziel ist es, die Verwaltung und die zum Teil komplexen Abläufe auf allen Ebenen zu vereinfach, zu beschleunigen oder in sonstiger Weise weiter zu verbessern. Die bereits prämierten Verbesserungsvorschläge zeigen: Oft sind es kleine, einfache Änderungen, wie das Zusammenführen von zwei Formblättern zu einem, die die Arbeit erleichtern.

Für jeden angenommenen Verbesserungsvorschlag gibt es je nach Kosten und Nutzen des Vorschlages attraktive Prämien:

• Geldprämien oder Sachprämien im Wert von bis zu 10.000 Euro
• Dienstbefreiungen bis zu 3 Tagen
• Anerkennungsprämien bis zu 500 Euro bei abgelehnten Vorschlägen, die dennoch eine besondere Leistung darstellen.

Darüber hinaus werden regelmäßig für besonders herausragende Verbesserungsvorschläge, die sich beispielsweise durch ihren hohen Nutzen oder ihr großes Einsparpotential für den Freistaat auszeichnen, von der Bayerischen Staatsregierung – zusätzlich zu den bereits gewährten Prämien – Förderpreise für Innovative Ideen im Wert von bis zu 10.000 Euro zur Verfügung gestellt.

Starker Staat, aktive Bürger, erfolgreiche Unternehmen – das gehört in Bayern zusammen!

Wo und wie können Sie Ihren Vorschlag einreichen?

Verbesserungsvorschläge, die alle Ressorts betreffen, richten Sie bitte an:

Bayerisches Staatsministerium der Finanzen und für Heimat

Geschäftsstelle der Innovationszentrale Moderne Verwaltung

Bankgasse 9

90402 Nürnberg

E-Mail: innovation@stmfh.bayern.de

Vorschläge für einen bestimmten Geschäftsbereich richten Sie bitte an den zuständigen „Innovationszirkel“. Eine entsprechende Übersicht über die Innovationszirkel in den einzelnen Behörden finden Sie unter „Weiterführende Links“ oder im Rahmen des untenstehenden elektronischen Antragsformulars.

Bitte geben Sie für Ihren Vorschlag ein Kennwort an sowie Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse für Rückfragen. Außerdem fügen Sie bitte eine Erklärung bei, dass der Vorschlag von Ihnen selbst entwickelt wurde. Bei mehreren gleichartigen Vorschlägen ist die Reihenfolge des zeitlichen Eingangs maßgebend. Ihr Vorschlag wird unabhängig und umfassend geprüft.

Wenn Ihr Vorschlag anonym behandelt werden soll, fügen Sie Ihre persönlichen Angaben in einem weiteren verschlossenen Umschlag hinzu, auf dem ebenfalls das Kennwort anzugeben ist.

Das elektronische Antragsformular zum Einreichen eines Vorschlags finden Sie unter „Online-Verfahren“.

Das Antragsformular als ausfüllbare Word-Datei finden Sie unter „Formulare“. Dieses Formular kann auch ohne Unterschrift an die zuständige Stelle gesendet werden (z.B. per Post, Fax oder verschlüsselter Mail).